In het Hospital Control Centre, HCC, wordt de dagelijkse gang van zaken in de gaten gehouden. Bijvoorbeeld drukte op afdeling spoedeisende hulp. Maar ook het aantal bedden op de verpleegafdeling én de uitstroom van die mensen. "Zo kunnen wij garanderen dat we voldoende capaciteit beschikbaar hebben voor nieuwe patiënten," vertelt manager Pim Sas die aan het roer staat van deze zogenaamde verkeerstoren. "En dat kan gepland óf ongepland zijn en dus lopen via de spoedeisende hulp."

Afspraak is afspraak
Dat betekent niet dat de medewerkers de hele tijd naar cijfertjes op de schermen staren. In de tussentijd wordt er namelijk gewerkt aan de doorvoer van verbeteringen. Naast de dagelijkse gebeurtenissen die in kaart worden gebracht, wordt er dus verder vooruit gekeken.

Op de langere termijn kun je namelijk bepaalde patronen in kaart brengen. "Als wij een bepaalde trend zien, bijvoorbeeld dat het altijd druk is op woensdag en donderdag bij de operatiekamer, zijn er soms te weinig bedden beschikbaar. Dan proberen wij in samenspraak met de OK (operatiekamer) en het management te zorgen dat het allemaal past en iedere patiënt een bed krijgt."

Zo wordt voorkomen dat er patiënten afgezegd moeten worden. "Met dit centrum willen we een bijdrage leveren aan het motto: 'afspraak is afspraak'. Dus als de patiënt een afspraak met het Amphia heeft, dat we die zorg dan ook kunnen leveren. Want daar zijn we uiteindelijk voor. Voor de patiënten die elke dag bij ons komen voor goede zorg."

Piekmomenten
Ook is het mogelijk om inzicht te krijgen in jaarlijkse piekmomenten. "In de winter hebben we meer longpatiënten dan in de zomer." Een ander voorbeeld is het begin van de sportcompetitie eind augustus begin september. Dat eerste weekend is het op de spoedeisende hulp altijd erg druk.

"Als je dat weet, dan kun je zorgen dat er meer personeel beschikbaar is of dat er meer bedden zijn op een bepaalde afdeling." Maar het kan ook gebeuren dat er in de week zelf bijgesprongen wordt.

"Als we zien dat het glad wordt krijgen we andere patiënten. Dan krijgen we meer botbreuken. Andere groepen patiënten blijven dan juist thuis en komen wanneer het weer gedooid heeft."

Griepperiode
Een ander voorbeeld is als de griep heerst in bepaalde periodes. Dan komen er veel mensen tegelijkertijd volgens Pim Sas. "Dat had voorheen ook invloed op onze al geplande ingrepen."

Maar als je dit al weet dan kun je daarop inspelen. Met dit nieuwe systeem kun je proberen te voorkomen dat er te veel spoedopnames zijn in relatie tot de al geplande afspraken waardoor het niet past."

Personeel op de vloer
Niet alleen de patiënten zijn gebaat bij het nieuwe systeem dat sinds een aantal weken in gebruik is. Ook voor het personeel heeft het voordelen.

"We hopen meer rust te creëren. In het verleden was het zo dat elke afdeling hun eigen deel regelde. Nu zie je dat wij het over de afdelingen heen proberen te sturen en zo het gevoel van hollen en stilstaan kunnen verminderen. We zorgen voor de juiste hoeveelheid personeel wanneer het daadwerkelijk nodig is."

De capaciteit in ziekenhuizen staat namelijk steeds meer onder druk. De kosten moeten omlaag en er zijn steeds complexere behandelingen. "Het is minder brandjes blussen. het is juist met elkaar vooruitdenken om eventuele knelpunten op te lossen."

Ontmoetingsplek
Christiaan Hol is adviseur capaciteit binnen het ziekenhuis en vindt zijn baan geweldig. "Het gaat ons om veranderingen in het werkveld. We constateren in deze ruimte soms iets maar we gaan vooral veel de afdelingen op om met z'n allen betere zorg te leveren."

De vraag is heel groot en de druk op de beschikbare bedden ook. Met onder andere collega Maurits van Thiel de Vries zorgen ze ervoor dat de pieken en de dalen verdwijnen. Er komen regelmatig artsen en managers binnenlopen in het HCC om te vragen hoe het ervoor staat met de capaciteit. Het is daardoor dus ook een soort ontmoetingsplek.

Het Amphia is het eerste ziekenhuis in Nederland waar op deze manier wordt gewerkt. "We zijn er nog niet, maar de eerste stap is gezet," zegt Pim Sas. Ook internist-nefroloog Ronald van Etten van is enthousiast. "Het gaat altijd een beetje op en neer. En het lukt natuurlijk niet altijd om alles te voorspellen maar het helpt wel om zoveel mogelijk grip te krijgen."