Gemeente negeert advies en betrekt inwoners nauwelijks bij komst azc
Dat blijkt uit documenten die Omroep Brabant heeft opgevraagd met een beroep op de Wet open overheid. Uit de digitale papieren komt een beeld naar voren van een gemeente die de kring van betrokken buurtbewoners zo klein mogelijk wilde houden en adviezen hierover negeerde. Ook de rechter vond dat er meer mensen betrokken moesten worden bij de inspraak en oordeelde dat de inspraakprocedure onzorgvuldig was.
‘Hele gemeente uitnodigen’
Al in november 2022, ruim een halfjaar voordat er überhaupt sprake was van het huisvesten van asielzoekers, schreef de afdeling communicatie van de gemeente Maashorst een advies. Daarin stond hoe de gemeente om moet gaan met het betrekken van bewoners, als er eventueel een opvanglocatie voor vluchtelingen komt. In het advies staat dat het langdurig opvangen van vluchtelingen grote gevolgen heeft voor een gemeenschap. “Dit maakt het wenselijk om het betrekken van de inwoners niet te beperken tot een cirkel in de directe buurt, maar wellicht voor de hele gemeente.”
Lakken in documenten De Woo-documenten die de gemeente Maashorst openbaar heeft gemaakt, zijn ongeveer 5.300 kantjes. Opvallend is dat de gemeente veelvuldig naar de zwarte stift heeft gegrepen en complete e-mails, memo’s en andere documenten onleesbaar heeft gemaakt. Bijvoorbeeld e-mails van wethouders die reageren op een eerste opzet van een brief die naar de gemeenteraad moet gaan of wethouders die hun mening geven over de inspraakprocedure. Omroep Brabant is in bezwaar gegaan tegen het lakken, maar het kan nog vele maanden of zelfs jaren duren voordat een deel hiervan toch leesbaar wordt gemaakt.
Verder staat in het advies dat in Uden “te verwachten is dat vluchtelingen zich mengen in de Udense omgeving. Dat kan, al dan niet terecht, bij mensen vragen en eventueel weerstand oproepen. Met de vrees die mensen mogelijk hebben, moet serieus worden omgegaan en hierop moet worden geanticipeerd”, aldus het advies uit 2022. De kern van het advies is dat open communicatie en een eerlijk beeld geven het belangrijkste zijn.
Uitnodigingen voor inspraakavond
Een halfjaar later, in juli 2023, besloot het college van burgemeester en wethouders om mee te werken aan de plannen voor een noodopvang voor driehonderd asielzoekers in het Van der Valk hotel in Uden, voor maximaal drie jaar. Vanaf het begin af aan was er grote ontevredenheid over het betrekken van omwonenden. Begin september werden er uitnodigingen verstuurd aan tachtig adressen voor een inspraakavond.
Meerdere omwonenden die buiten deze groep vielen, beklaagden zich bij de gemeente en wilden alsnog een uitnodiging. Ambtenaren waren hier onderling huiverig over. Zo schrijft een ambtenaar dat het belangrijk is om krachtig te reageren op de ‘onterechte’ aanmeldingen. “Anders vrees ik dat er steeds meer e-mails komen en dat levert onnodig veel werk op. En ze weten immers heel goed dat ze zich onterecht aanmelden!”
Juridische kennis
De eerste inspraakavond vond uiteindelijk plaats op 10 juli. Omwonenden maakten zich zorgen over hun veiligheid en waren kritisch op de plannen. In de maanden daarna volgden nog meer overleggen. De gemeente maakte daar geen notulen van, maar bij één ervan deden de bewoners dat zelf. Daaruit wordt duidelijk dat er meerdere juridische zaken worden besproken. De omwonende schrijft dat bij hem wel enige juridische kennis is, maar die ‘slechts beperkt’ is.
Bij een volgend overleg, begin november 2023, wilden verschillende omwonenden daarom een juridisch adviseur meenemen. Toenmalig burgemeester Rianne Donders was het daar niet mee eens. Volgens haar was afgesproken dat het een informeel overleg is. “Dat is toen ook besproken om niet in juridische sferen te trekken. En dat we dat nu zo willen houden.”
Begin december spande een groep omwonenden van het hotel een rechtszaak aan bij de rechtbank in Den Bosch, omdat de inspraakprocedure onzorgvuldig zou zijn geweest. Op 8 december kregen ze gelijk van de rechter, die oordeelde dat de gemeente inderdaad onzorgvuldig te werk was gegaan.
Nieuw advies over communicatie
Na de rechtszaak, ging de gemeente in hoger beroep. Terwijl dat liep, kwam de afdeling communicatie van de gemeente op 14 december met een nieuw advies. “Vanuit ons vakgebied communicatie voorzien wij grote risico’s als de nu ingeslagen weg wordt gevolgd”, valt te lezen. “Met als belangrijkste nog meer verlies van vertrouwen van onze eigen inwoners.”
De communicatieadviseurs deden opnieuw een dringend beroep op de burgemeesters en wethouders om te kiezen voor een nieuwe aanpak, waarin de gemeente open is over keuzes en waarom die gemaakt worden. Ook willen de adviseurs “duidelijk maken dat we inwoners horen, dus niet alleen maar eenzijdig reageren.”
Op 18 december deed het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch uitspraak over de zaak. Het Hof oordeelde dat de gemeente inderdaad fouten heeft gemaakt in de procedure. Maar vond ook dat de huisvesting van tweehonderd asielzoekers in het hotel door mocht gaan, niet de driehonderd waarover eerder werd gesproken. Een dag na de uitspraak namen de tweehonderd asielzoekers hun intrek in het hotel. Na een nieuwe rechtszaak in februari, mochten dat er driehonderd worden.
Reactie gemeente De gemeente Maashorst laat weten dat in juni 2023, toen de opvang in het Van der Valk hotel werd besproken in het gemeentebestuur, er een apart advies is geschreven over de communicatie. Daarin wordt meer onderscheid gemaakt tussen verschillende groepen betrokkenen en hoe de communicatie daarmee moet plaatsvinden. “Het gemeentebestuur heeft destijds bewust deze keuzes gemaakt. Dat deden zij onder andere vanuit de wens om persoonlijk met de direct omwonenden in gesprek te kunnen gaan. Terugkijkend had die keuze niet het gewenste effect. Onder meer daarom heeft communicatie in december 2023 geadviseerd om de aanpak te wijzigen. Dat is inmiddels ook gebeurd. Er is dus geen sprake van dat adviezen van communicatie zijn genegeerd. Er zijn wel andere keuzes gemaakt, en later in het proces is de aanpak gewijzigd.”
“Het gemeentebestuur is zich ervan bewust dat de werkwijze van de gemeente aan het begin van het proces door inwoners als weinig transparant is ervaren. Dat betreuren we en daarom pakken we het nu anders aan. In juli 2024 heeft de gemeenteraad de uitgangspunten voor het programma Migratieopgaven goedgekeurd, inclusief het strategisch kader voor communicatie en participatie. Daarin staat openheid en het actief betrekken van de omgeving voorop.”